Behandling af personoplysninger i Funktion360
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Funktion360 behandler personoplysninger om borgere, brugere, partsrepræsentanter, kontaktpersoner og øvrige registrerede.
Funktion360 behandler oplysninger med høj alvor, da platformen kan indeholde oplysninger om funktionsevne, sociale forhold, beskæftigelsesforhold, praktikforløb, trivsel, dokumenter, beskeder og dagbogsregistreringer.
1. Dataansvarlig
Funktion360 ved Aksel Slot er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der behandles i platformen.
Funktion360 har ikke udpeget en ekstern databeskyttelsesrådgiver (DPO), da dette ikke vurderes at være et krav. Spørgsmål om behandling af personoplysninger kan rettes til ovenstående kontaktoplysninger.
2. Behandlingsaktiviteter
Funktion360 behandler personoplysninger i forbindelse med drift af platformen, brugeroprettelse, kommunikation, dokumentation, beskedsystem, dagbogsregistreringer, partsrepræsentantrelationer, dokumentarkiv og øvrige funktioner i systemet.
Besøg på hjemmeside
Ved besøg på hjemmesiden kan der behandles tekniske oplysninger og cookies, der er nødvendige for hjemmesidens funktion. Du kan læse mere i vores cookiepolitik.
Kommunikation med potentielle brugere og samarbejdspartnere
Når du kontakter Funktion360 via e-mail, kontaktformular eller telefon, behandler vi de oplysninger, du selv giver os, eksempelvis navn, e-mailadresse, telefonnummer og indholdet af henvendelsen. Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Brugeroprettelse og platformskonto
Ved oprettelse af en brugerprofil behandles oplysninger som navn, e-mailadresse, rolle, loginoplysninger, brugerrelationer og nødvendige tekniske oplysninger. Behandlingen sker for at kunne levere adgang til Funktion360.
Borgere og forløbsdokumentation
Borgere kan registrere oplysninger om funktionsevne, hverdagsfunktion, praktikforløb, fremmøde, belastning, trivsel, søvn, smerter, pauser, opgaver, refleksioner og øvrige relevante forhold.
Partsrepræsentanter
Partsrepræsentanter kan oprette profil, anmode om godkendelse, modtage borgerrelationer, skrive journalnoter, sende beskeder og behandle oplysninger om tilknyttede borgere.
Dokumenter og bilag
Funktion360 kan behandle uploadede dokumenter, herunder praktikpapirer, afgørelser, jobcenterdokumenter, bilag, mødedokumenter og andre relevante dokumenter.
Beskeder
Platformen indeholder et internt beskedsystem mellem borger og tilknyttet partsrepræsentant. Beskeder kan indeholde personlige og forløbsrelaterede oplysninger.
AI-funktioner
Funktion360 kan anvende AI-baserede funktioner til analyse, strukturering, opsummering og overblik. AI anvendes som hjælpeværktøj og træffer ikke afgørelser.
3. Typer af personoplysninger
Funktion360 kan behandle både almindelige personoplysninger og oplysninger, der efter deres karakter kan være følsomme eller særligt beskyttelsesværdige.
Almindelige oplysninger
Navn, e-mail, telefonnummer, adresse, rolle, bruger-id, kontaktoplysninger, betalingsoplysninger, profiloplysninger og tekniske oplysninger.
Forløbsoplysninger
Praktiksted, praktikperiode, fremmøde, fravær, opgaver, arbejdstid, pauser, funktionsniveau, progression og dokumentation.
Følsomme eller særligt beskyttelsesværdige oplysninger
Oplysninger om funktionsevne, helbredsrelaterede forhold, trivsel, sociale forhold, belastning, smerter, beskæftigelsessituation og dagbogsregistreringer.
Kommunikation og dokumenter
Beskeder, journalnoter, uploads, bilag, sagsrelaterede dokumenter og øvrigt materiale, som brugeren selv uploader eller skriver.
4. Behandlingsgrundlag
Funktion360 behandler personoplysninger på baggrund af relevante behandlingsgrundlag i databeskyttelsesforordningen.
Artikel 6, stk. 1, litra b — aftale
Behandling kan ske, når det er nødvendigt for at levere adgang til Funktion360 og de funktioner, brugeren har oprettet sig til.
Artikel 6, stk. 1, litra f — legitim interesse
Behandling kan ske for at besvare henvendelser, administrere brugerrelationer, sikre drift, forbedre platformen og forebygge misbrug.
Artikel 6, stk. 1, litra c — retlig forpligtelse
Behandling kan ske, når det er nødvendigt for at overholde lovgivning, eksempelvis bogføringsregler.
Artikel 6, stk. 1, litra a — samtykke
Behandling kan ske på baggrund af samtykke, eksempelvis ved tilmelding til nyhedsbrev eller andre frivillige funktioner.
Artikel 9
I det omfang der behandles følsomme oplysninger, sker dette kun hvor der foreligger et relevant grundlag, eksempelvis brugerens udtrykkelige registrering/medvirken, samtykke eller anden lovlig behandlingshjemmel.
5. Adgangsstyring og relationer
Funktion360 anvender rollebaseret og relationel adgangsstyring. Det betyder, at adgang til en borgers oplysninger afhænger af brugerens rolle og relation til borgeren.
- Borgeren kan se egne oplysninger og registreringer.
- En partsrepræsentant kan kun få adgang til en borger, når der er en aktiv tilknytning.
- Dokumenter og beskeder er private og ikke offentligt tilgængelige.
- Offentlige partsrepræsentantprofiler kræver godkendelse.
6. AI, profilering og automatiserede afgørelser
Funktion360 kan anvende AI-baserede funktioner til at skabe struktur, opsummeringer, analyser og overblik over registreringer.
AI-analyser er vejledende og kan tage fejl. AI erstatter ikke juridisk rådgivning, sundhedsfaglig vurdering, socialfaglig vurdering eller kommunal afgørelse.
Funktion360 foretager ikke automatiserede afgørelser om borgere. Funktion360 anvender ikke AI til at træffe myndighedsafgørelser.
7. Databehandlere og leverandører
Funktion360 anvender eksterne leverandører og databehandlere til drift, hosting, database, lagring, kunstig intelligens og teknisk infrastruktur.
Supabase
Anvendes til database, autentifikation, lagring og teknisk infrastruktur. Data opbevares i datacentre i EU.
Vercel
Anvendes til hosting og drift af webapplikationen.
OpenAI
Anvendes til AI-baserede funktioner, herunder analyse, strukturering og opsummering. Funktion360 anvender OpenAI API til disse funktioner.
Funktion360 indgår relevante aftaler med databehandlere, hvor dette er nødvendigt, og stiller krav om passende beskyttelse af personoplysninger.
8. Opbevaring, sletning og bogføring
Personoplysninger opbevares, så længe det er nødvendigt til de formål, oplysningerne er indsamlet til, eller så længe der foreligger et andet lovligt grundlag for opbevaring.
Brugere kan anmode om sletning af oplysninger. Sletning kan dog være begrænset, hvis oplysninger skal opbevares som følge af lovgivning, dokumentationshensyn, retskrav eller bogføringsregler.
Regnskabsbilag og fakturaoplysninger opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven, som udgangspunkt i 5 år efter udløbet af det relevante regnskabsår.
9. Nyhedsbrev og kommunikation
Hvis Funktion360 tilbyder nyhedsbrev, er tilmelding frivillig og baseret på samtykke. Du kan til enhver tid framelde dig igen.
Ved tilmelding til nyhedsbrev behandles typisk e-mailadresse og eventuelt navn. Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Ved almindelig kommunikation behandles de oplysninger, du selv giver os, for at vi kan besvare din henvendelse.
10. Behandlingssikkerhed
Funktion360 anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger med henblik på at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, ændring, misbrug eller offentliggørelse.
- Loginbeskyttelse og brugeradgang.
- Rollebaseret adgangsstyring.
- Relationel adgang mellem borger og partsrepræsentant.
- Private dokumenter og beskeder.
- Løbende videreudvikling af sikkerhedsforanstaltninger.
11. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til Funktion360s behandling af oplysninger om dig.
Ret til indsigt
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig.
Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet.
Ret til sletning
Du har i særlige tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig.
Ret til begrænsning
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine oplysninger begrænset.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger.
Ret til dataportabilitet
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
Hvis behandlingen er baseret på samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage.
12. Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Funktion360 behandler dine personoplysninger på.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Kontakt om personoplysninger
Hvis du ønsker indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet eller har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte Funktion360.